FFU-biblioteker

Eksport af bibliografiske poster til den Fælles Biblioteksinfrastruktur, FBI, foregår via DBC DIGITALs Posthus.

Posterne oprettes i databrønden efter at være blevet valideret og behandlet af Posthus.

En dataoverførsel består af to filer:

1. Datafilen, som indeholder bibliografiske poster.
2. En lille transaktions-fil, kaldet en transfil, der indeholder administrative data, der bruges i den automatiske behandling af datafilen.

Overførsel af data sker via FTP. Biblioteker skal kontakte DBC DIGITALs Kundeservice for at komme i gang med at aflevere data.

Det enkelte bibliotek kan følge status på indsendte data på https://posthus.netpunkt.dk/. Adgang via Netpunkt-login.

Transfilen skal være formateret efter et sæt faste retningslinjer.

Posthus tjekker løbende, om der er kommet nye datafiler. Behandlingen af datafiler foregår maskinelt og er fuldt automatiseret. Den overordnede procedure er således:

• De enkelte datafiler tjekkes først for fejl i forhold til rammeformatet.
  • Hvis der er fejl i det, sendes en email til afsenderen, som er angivet i transfilen, og der foretages ikke yderligere behandling af datafilen.
• Hvis rammeformatet i datafilen er korrekt, sendes en email med status OK.
• Systemet tjekker efterfølgende, om posterne i filen er formateret korrekt efter danMARC2-formatet.
  • Hvis en eller flere poster ikke overholder formatet, afvises de fejlbehæftede poster. De sendes retur til afsenderen inklusiv besked om fejlens art.
• Efter endt validering oprettes en resultatfil, der indeholder information om antallet af godkendte poster, eventuelt afviste poster og med oplysning om hvilke fejl, der er tale om. Resultatfilen sendes pr. email til afsenderen og kan også ses i Posthuset.

danMARC2-posterne får tilføjet forskellige nødvendige data og bliver herefter sendt til databrønden.

De bibliografiske poster i datafilen skal være katalogiseret i overensstemmelse danMARC2-format.

Rammeformatet skal enten være ISO 2709 eller danMARC2-linjeformat.

Der kan afleveres bibliografiske poster for alle materialetyper.

For at minimere antallet af dobbeltposter i databrønden bør det enkelte bibliotek levere data løbende og så tidligt som muligt efter oprettelse i lokalsystemet.

Bibliografiske poster for materialer, der ikke udlånes, bør indeholde oplysning om udlånsreglen i den pågældende post. Biblioteket skal vedligeholde lokaliseringsoplysningerne, for eksempel ved at aflevere en rettepost eller en slettepost, hvis materialet flyttes eller kasseres.

Posterne afleveres med ejermarkering og lokaliseringsdata. Hvis biblioteket leverer data for andre biblioteker, kan dette ske enten bibliotek for bibliotek eller i form af fællesposter indeholdende alle lokaliseringer.

Der er ikke defineret et minimumsformat. Katalogiseringsreglerne anbefaler dog, at bibliotekerne medtager mindst et minimum af oplysninger hvad angår afsnittene Titel/Ophav, Udgave, Publicering/Distribution, Fysisk beskrivelse, Serie, Standardnummer/Anskaffelsesvilkår og de opslag, der hører til disse afsnit. ISBN/ISSN, hovedtitel, ophav og årstal (både originalår og genoptrykår) skal være korrekt inddateret for at sikre et godt matchresultat.

danMARC2 poster sendt til Posthus valideres ud fra der her beskrevne parametre.

De indsendte poster skal indeholde følgende felter/delfelter:

Der foretages modulus 11-check i følgende felter:

Der foretages modulus 13-check i følgende felter:

Der foretages tjek på valide datoer og årstal i følgende felter:

Derudover tjekkes alle felt- og delfeltnavne i forhold til danMARC2-formatet i forhold til:

• Må feltet/delfeltet forekomme.
• Er feltet/delfeltet obligatorisk.
• Må feltet/delfeltet gentages.
• Må feltet/delfeltet kun forekomme i bestemte posttyper (f.eks. 022 kun i periodikaposter).
• Skal feltet/delfeltet altid forekomme samtidigt med et andet felt/delfelt.
• Må feltet/delfeltet aldrig forekomme samtidigt med et andet felt/delfelt.

Der foretages tjek på alle de koder, der benyttes i felterne 001-009’s delfelter.

Det tjekkes om linkfeltet 014 findes i bind- og sektionsposter og om ID-nummeret i linkfeltets delfelt a modsvares i en overliggende post fra biblioteket.

Følgende er eksempler på mulige fejl, der kan fanges i danMARC2-validereingen:

• Forekomst af 009 *a og *g i sektions- og bindposter.
• Tegnsætfejl, hvor @-encodningen ikke repræsenterer en korrekt unicode-værdi (fx @Schneider som udgiver).
• Forkert rækkefølge af store og små delfelter ved validering (fx 440 … *vnr. 50 *V 50).
• Manglende lille delfelt efter et stort delfelt (fx 710 *Arbejdstilsynet) – mangler reelt en delfeltkode.
• Brug af delfeltkoderne 0-9 i lokalt definerede felter, hvor kun delfeltkoderne a-z er tilladte.
• Forekomst af flere koder i ét delfelt i felterne 004-008 (fx 008 *tma).
• Brug af felt 500 i monografiposter – må kun bruges i periodikaposter.
• Manglende indhold i andre delfelter end *i (Indledende tekst) i fx 5xx-felterne og 86x-felterne.
• Ulovligt delfeltindhold i felt 020 *a (fx 020 *aGBA) – skal være en landekode (fx gb).

Manglende delfelt *a i forfatterfelterne (fx 700 *hPeter – efternavnet står typisk i foregående 700-felt).

Omdrejningspunktet for vedligeholdelse af poster gennem Posthus, er indholdet i felt 001 (delfelterne *a og *b) og felt 004 (delfelterne *r og *a).

Felt 004 *r indeholder koden for poststatus. Mulige koder:

• n (new)
• c (corrected)
• d (deleted)

I databrønden skelnes ikke mellem værdien af koderne n og c, da systemet afgør om en post er ny eller en rettelse ud fra kombinationen af felt 001 *a og *b. Hvis ID-nummeret i felt 001 *a findes for biblioteket i felt 001 *b, er posten en rettepost. Hvis kombinationen ikke findes i forvejen, er det en ny post i de danske bibliotekers fælleskatalog.

Poster indsendt med koden ‘d’ i 004 *r slettes når de bliver sendt fra Posthus til databrønden.

Vær opmærksom på, at ID-nummeret i felt 001 *a skal have eksakt samme indhold, som posten i DanBib. Dette gælder også henholdsvis store og små bogstaver i ID-nummeret. Hvis ID-nummeret indeholder for eksempel et lille x i den eksisterende post, skal rette-/sletteposten også sendes med lille x i felt 001 *a.

Hovedposter kan ikke slettes, hvis der stadig findes bind tilknyttet. Hovedpost og bindposter kan godt slettes på én gang ved at sende dem i samme fil.

På samme måde kan der kun indlægges nye bindposter, hvis der findes en aktiv hovedpost enten i samme fil eller i Databrønden.

En datafil må gerne indeholde både nye, rettede og slettede poster.

En rettelse af en post foregår ved at sende en post med eksakt samme indhold i felt 001 *a og *b som den post, der skal rettes, og med 004 *r c (eller n).

En sletning af en post foregår ved at sende en post med eksakt samme indhold i felt 001 *a og *b som den post, der skal slettes, og med 004 *r d.

Det er uden betydning om en slettepost, sendes som den fulde post eller kun som en minipost med felterne 001 og 004.