Automatisk fjernlån

Automatisk fjernlån betyder, at en bestilling på et materiale automatisk sendes til det bibliotek, der forventes først at kunne levere materialet, uden manuelt arbejde for bibliotekets personale.

Ekspeditionen af automatiske fjernlån bygger på de regler, som både det långivende og låntagende bibliotek har været med til at definere i VIP-basen, herunder lånevejsrækkefølge, materialetype og hvornår materialet er anskaffet.

Automatisering af fjernlån sikrer, at lånere modtager det ønskede materiale hurtigst muligt, og at bestillinger fordeles mellem flere biblioteker. Samtidig frigør automatiseringen ressourcer hos bibliotekerne ved at reducere det manuelle arbejde med bestillinger.

Understøttelse af automatisk fjernlån kræver, at biblioteket understøtter udveksling af beholdningsoplysninger via ISO 20775-standarden. Adressen på bibliotekets ISO 20775-server indtastes i VIP under Lånesamarbejde > Bestillinger og Lån > Lokalsystem og mailadresser > ISO20775 Holdings.

Under Lånesamarbejde i VIP styrer hvert bibliotek i rollen som låntager, hvilke bestillinger der automatiseres, samt hvilke biblioteker der modtager bestillingerne. Som långiver styrer hvert enkelt bibliotek, hvilke typer af bestillinger der modtages automatisk. På den måde sikres det, at der kun foretages automatisk fjernlån mellem to biblioteker, hvis de begge har givet lov til det.

Bestillinger, der ikke kan automatiseres, sendes til det låntagende bibliotek til manuel behandling. Disse bestillinger forsynes i BOB med en note om årsagen til, at de ikke er automatiserede.

Låntager kan i VIP definere, hvilke fjernlånsbestillinger der skal automatiseres, baseret på otte materialetyper:

1. Bøger på dansk
2. Bøger på andre sprog
3. Lydmaterialer på cd
4. Lydmaterialer på bånd
5. Indspillet musik
6. Noder
7. Video/DVD (brugsretskategori A, B, C+ og D)
8. Cd-rom, herunder PlayStation, Nintendo og X-Box

Bestillinger på materialer som tidsskrifter, artikler og brætspil kan ikke automatiseres.

Det låntagende bibliotek kan definere, hvor mange dage gammel et materiale skal være, før fjernlån af materialet automatiseres. Dette gøres for at undgå automatisk fjernlån af nye materialer, som låntager planlægger selv at indkøbe.

Det er i VIP muligt for hver materialetype at afkrydse Reservering ønskes. Hvis denne mulighed ikke tilvælges, betyder det, at en bestilling kun automatiseres, hvis der er et ledigt eksemplar på hylden hos et af de långivende biblioteker. Hvis Reservering ønskes er afkrydset, og materialet er udlånt hos alle mulige långivere, reserveres materialet hos det långivende bibliotek, der har den kortest forventede leveringstid – baseret på hvornår materialet forventes afleveret.

Ved at sætte kryds i Tillad automatisk fjernlån af eget materiale kan låntager for hver enkelt materialetype vælge, at bestillinger på materiale, som biblioteket selv ejer et eller flere eksemplarer af, men som er udlånt, automatiseres, således at materialet i stedet skaffes hjem fra et andet bibliotek.

Hvis denne mulighed aktiveres, skal låntager i VIP vælge mellem to forskellige profiler/regelsæt:

• Folkebiblioteksprofil: Materialet forventes ikke afleveret hos låntager inden 14 dage, og det bestilte materiale må ikke være nyere end 365 dage.
• FFU-profil: Materialet forventes ikke afleveret hos låntager inden 10 dage. Ingen regler for materialets alder.

Långiver kan på samme måde som låntager sætte regler med udgangspunkt i de otte forskellige materialetyper samt materialets alder. En bestilling sendes aldrig til et långivende bibliotek som automatisk fjernlån, hvis materialet er nyere end långiver tillader.

Långiver vælges blandt de långivende biblioteker, der tillader automatisk fjernlån af materialet, med udgangspunkt i hvilket bibliotek der forventes hurtigst at kunne levere materialet. Vurderingen baseres på om materialet er på hylden, hvornår det forventes afleveret og, om der er reserveringskø. Som sekundært kriterium anvendes långivers placering i låntagers lånevejsrækkefølge. Låntager kan redigere lånevejsrækkefølgen i VIP under Lånesamarbejde – Låneveje.

Hvis ingen biblioteker kan levere materialet inden den interessedato, som er blevet sat i den grænseflade, hvor brugeren har bestilt materialet, bliver bestillingen ikke automatiseret. I stedet sendes den til brugerens bibliotek, det låntagende bibliotek, til manuel opfølgning.